كيفية تنظيم وقتك لزيادة إنتاجيتك

كتبت/ بسملة فؤاد 

 

أهمية تحديد الأهداف

أهمية وضع الأولويات

كيفية تحديد الأولويات

 

إن وضع أهداف وأولويات واضحة هي المقدمة الأولى لحسن توظيف الوقت المتاح، فهي تساعد في تقييم وتوظيف الوقت المناسب للأنشطة ومن خلالها يمكن وضع سلم للأولويات، وهي عنصر للاستقرار الشخصي، وهي المحور الرئيسي لعملية التخطيط، فعندما تعرف إلى أين تتجه فإن كل الطرق توصلك.

أهمية تحديد الأهداف :

التركيز على الأهم يساعد تحديد الأهداف على تركيز الفرد على أهمّ الأمور في حياته، ولذلك عند قيام أحدهم بوضع أهدافه يجب أن يركّز جيداً على ما يريد تحقيقه وما يطمح للوصول إليه، أما في حال وضع الأهداف دون تركيز، فسيجد نفسه يهدر الوقت على الأمور غير المهمة في حياته.

تنظيم الوقت يصعب تحديد الأولويات، وما ينبغي فعله في حال الانشغال بالعمل، الأمر الذي يؤدي إلى المماطلة وإضاعة الوقت بلا فائدة تُذكر؛ لذا لا بد من تحديد ووضع الأهداف لتقييم كافة المهام والأولويات، والفصل بين المهام العادية والمهمة، الأمر الذي يؤدي إلى التركيز أكثر في تفاصيل اليوم.

بناء الشخصية والثقة بالنفس يمكن أن يساعد وضع الأهداف وتحقيقها على بناء شخصيّة قويّة للفرد، إذ إنّ السعي المستمر لتحقيق هذه الأهداف يساعد على بناء الشخصية القوية من خلال تطوير الكفاءة الذاتيّة، فضلاً عن أنّ تحديد الأهداف يجعل الشخص يُطور نفسه من أجل تحقيقها؛ لذا ينبغي تحديد الأهداف المهمة للمساعدة على اكتشاف وتحديد الأولويات، وما هو مهم في حياة الشخص.

أهمية وضع الأولويات :

أهمية تحديد الأولويات هي المهارة التي تساعدك على ترتيب احتياجاتك على حسب اهميتها مبتداً بالاهم ثم المهم فالاقل اهمية، لمساعدتك على اتخاذ قرارتك و انجاز مهامك بوقت اقل وبشكل اسرع

الأولوية هي شيء ما يتطلب اهتماماً قبل غيره، أو أنها بديل يتقدم على غيره من البدائل يختلف الناس في نظرتهم للمعايير التي على أساسها يتم تحديد أولوياتهم، إلا أن أكثر المعايير الشائعة والمعروفة التي تحكم تخصيص الوقت من قبل الناس هي:

1- طلبات الآخرين.

2- القرب من الموعد النهائي.

3- الوقت المتاح.

4- درجة الاستمتاع.

5- وقت الوصول.

6- درجة المألوفية.

قانون باركنسون:

وينص على أن العمل يتمدد ليملأ الوقت المتاح لإنجازه، وهذا يعني أننا يجب أن نحدد سقفاً زمنياً لإنجاز الأعمال. بمعنى آخر فإن الأهداف الغير جيدة هي الأهداف الغير محددة.

كيفية تحديد الأولويات ؟

سجل قائمة بكافة الأنشطة التي أن تقوم بها:

تجاهل الأولوية والأهمية ومقدار الوقت الذي تستغرقه كل خطوة وغيرها ، ببساطة سجل الأنشطة بأية طريقة تناسبك.

رتب كل نشاط مدرج وفقا لأهميتها الفعلية أو الحقيقية:

استخدم حكمك او تقييمك لتقدير أهمية كل نشاط بالنسبة لك شخصيا وللشركة قم بتوجيه هذه الأسئلة بالنسبة لكل نشاطهل هذا يهم فعلا ما مدى المساهمة المباشرة للنشاط في تحقيق الأهداف المهمة ؟ كن صريحا وموضوعيا بهذا الصدد.

رتب كل مهمة وفقا لإمكانية تفويضها:

عن تكليف شخص آخر بمهمة غالبا ما يكون مرؤوسا يمكن توقع قيامه بأداء تلك المهمة بكفاءة هو التفويض عند ترتيب احتمالات تفويض أنشطتك رتب كل مهمة وفقا لمتطلبات الاتصالات

عند هذه النقطة تحتاج للقيام بأمرين :

– حدد لكل نشاط موجود على قائمتك الأشخاص الرئيسيين الذين يجب أن تتصل معهم كي تنجز المهمة المعينة بنجاح وفي الوقت المحدد.

– بالنسبة لكل شخص من هؤلاء الأشخاص (وليس بالنسبة للنشاط ) رتب طريقة تكرار الاتصال الضروري مع كل واحد منهم، ثم ارجع لمقياس تكرار الاتصالات المذكور.

رتب كل نشاط وفقا للأولوية:

يتراوح تدرج مقياس الأهمية الملحة ما بين ملح جداً بالنسبة للمهام التي يجب أن تنجز بالكامل فوراً والوقت ليس مهما ويشير الإلحاح إلى المدى الذي يمكن تأجيل نشاط ما فيه دون أن تحديد الأهداف.

الحاجات الهامة لتوازن الإنسان :

قراءة النفس إنّ تحديد ما تحتاجه النفس في كل من المناطق السابق ذكرها يكون على أكمل صورة بمعرفة معالم النفس، ويتأتّى ذلك عبر قراءتها قراءةً سليمة، وبصورة مستمرّة، بمعدلّ نصف ساعة إلى الساعة يومياً مع مراعاة اختيار مكان هادئ لا يقاطعك فيه أحد، كما أنّ قراءة النفس تتناول كل جوانب الحياة، وتكون بالإجابة عن الأسئلة التي تؤثّر في حياتنا بالضرورة، وذلك من مثل:

– على المستوى الرّوحي: كيف أرى نفسي وأصفها؟

–على المستوى الأكاديمي: هل أنا راضٍ عن تخصصي الحالي في المدرسة؟

– علاقتي الاجتماعية مع الآخرين: علاقتي مع أسرتي وأقاربي وجيراني وأصدقائي، هل هي قوية أم ضعيفة؟

– على المستوى المهنيّ: هل أنا سعيد في وظيفتي؟ ما الذي يدفعني أن أصرّ على البقاء فيها؟

جدولة الوقت إن من أشهر النماذج في توزيع المهمّات على الوقت هو نموذج إدارة الوقت حسب الطوارئ والأهمّية، وهو يعتمد على تقسيم المهام.

 

إذا كان من الصعب عليك تحديد أهدافك وأولوياتك، وتريد المساعدة هذا التطبيق سيساعدك أضغط هنا للحصول عليه